Verzuimmanagement

1. Verzuimbeleid, waar draait het om?
Verzuimbeleid is een ruim begrip. Naast ziekteverzuim zijn er ook nog andere vormen van arbeidsverzuim, denk aan te laat komen, het nemen van te lange pauzes, het te vroeg eindigen van de werkzaamheden, et cetera. Bij verzuimbeleid draait het echter om alle vormen van verzuim als gevolg van arbeidsongeschiktheid wegens ziekte, ongevallen, zwangerschaps- of bevallingsverlof, et cetera. Veelal wordt er een onderscheid gemaakt tussen:

* Wit verzuim: iemand is daadwerkelijk ziek en heeft zich ziek gemeld.
* Grijs verzuim: iemand is afwezig vanwege klachten, maar het is onduidelijk of iemand echt niet zou kunnen werken.
* Zwart verzuim: iemand is niet ziek en heeft zich ziek gemeld.

2. Wat kost dat, een zieke werknemer?
De individuele gevolgen hangen grotendeels samen met de gevolgen voor de organisatie. Ziekteverzuim leidt tot een beperking van de kwantiteit en de kwaliteit van de werkzaamheden. Met name bij langdurig verzuim spelen zaken als een verhoogde werkdruk voor de "achterblijvende" collega's, problemen bij vervanging, gevolgen voor planning, en continuiteit. Maar ook veel kortdurend verzuim kan dergelijke problemen veroorzaken. Een ander belangrijk aspect van de gevolgen voor de organisatie zijn de kosten. Ziekteverzuim kost simpelweg geld.

Het gemiddeld ziekteverzuim bij een kleine onderneming is ongeveer drie procent. Stel een bedrijf heeft twee medewerkers dan is dat omgerekend 15 werkdagen en liggen de kosten van loondoorbetaling rond de 1.500 euro per jaar. Dat is nog te overzien. Maar iemand kan ook langere tijd uit de running zijn, bijvoorbeeld vanwege overspannenheid of een ongeluk. En dan kan het ineens om tienduizenden euro's gaan. En er speelt meer. Het gaat niet alleen om de loonkosten, maar bijvoorbeeld ook om de kosten van vervanging en productieverlies. Als er sprake is van langdurig verzuim kunnen ook die kosten aanzienlijk oplopen. Al met al is het risico al snel te groot om dit zelf te dragen.

3. Vormen van verzuim

3.1 Kort verzuim
Bij kort verzuim is uw werknemer een paar dagen ziek, bijvoorbeeld vanwege hoofdpijn of verkoudheid. Onder kort verzuim valt ook kort frequent verzuim, waarbij uw werknemer regelmatig korte periodes ziek is. Bij deze vorm van verzuim is het belangrijk om de oorzaak te achterhalen, zeker aangezien kort frequent verzuim vaak een voorbode is voor lang verzuim. Het is daarom belangrijk om de verzuimoorzaak te achterhalen. Ga in gesprek met uw werknemer of laat dit aan anderen c.q. bedrijfsarts over. Oorzaken van kort frequent verzuim zijn bijvoorbeeld gebrek aan motivatie en een tekort aan energiebronnen in het werk. Zoals creativiteit in werk, zelfstandigheid, jezelf kunnen ontplooien, waardering van collega's en (positieve) feedback op het werk wat je doet. Ook een slechte balans tussen werk en prive kan frequent verzuim veroorzaken. Vergeet niet dat verzuim gedrag is en dat je gedrag kunt beinvloeden. Belangrijk is daarom dat de werknemer zich bewust wordt van zijn gedrag.

3.2 Langdurig verzuim
Is uw werknemer 18 weken of langer uitgevallen? Dan is er sprake van langdurig verzuim. Bij langdurig verzuim moet u meer stappen ondernemen dan bij kort frequent verzuim. Laat binnen zes weken uw bedrijfsarts een probleemanalyse maken, waarbij hij de problemen en mogelijkheden van de werknemer in relatie tot zijn functie beschrijft. U stelt op basis daarvan een plan van aanpak op, waarin u beschrijft welke werkzaamheden de uitgevallen werknemer uitvoert op een dag. Vanaf 42 weken verzuim moet u een melding doen bij UWV. Is uw werknemer twee jaar uitgevallen en heeft hij in die periode niet kunnen werken? En is er ook geen zich op herstel? Dan hebt u geen loonbetalingsverplichtingen meer voor uw uitgevallen werknemer.

3.3 Psychisch verzuim
Tot verzuim met een psychische oorzaak behoren overspannenheid, een burn-out, een depressie of een angststoornis. Als deze vorm van verzuim in een vroeg stadium herkend wordt, dan kan dit een flinke verkorting van de verzuimduur opleveren. Gemiddeld 17 dagen, wat neerkomt op een besparing van EUR 4.250 per werknemer. Ook blijkt uit onderzoek dat 19 procent van de werknemers met verzuim wegens psychische klachten te maken krijgt met herhaling. Heeft een werknemer eenmaal verzuimd met een psychische oorzaak, dan is de kans vrij groot dat hij daar nog eens mee te maken krijgt.

4. Verzuimaanpak
Voorkomen van verzuim is beter dan genezen. Zijn er structurele onderliggende problemen dan kan mogelijk via conflict mediation naar oplossingen worden gezocht, danwel kan er voor een herplaatsing bij een andere afdeling worden gekozen. U als werkgever dient dan ook altijd een open mind te hebben en te houden, u gaat namelijk om met de emotie van uw werknemer(s). Voor u als ondernemer geldt dat een werkende werknemer beter is dan een verzuimende werknemer. Schakel dan ook voldoende kennis binnen uw organisatie in om verzuim te minimaliseren.

Elementen voor een goed verzuimbeleid:
* Maak de manager verantwoordelijk voor het oplossen van het ziekteverzuim.
* Maak het verzuim bespreekbaar tussen managers onderling en tussen managers en medewerkers.
* Controleer de afwezigheid van medewerkers.
* Voer geregeld overleg over het verzuim met de bedrijfsarts, de P&O-er en eventueel de bedrijfsmaatschappelijk werker.
* Zorg voor maandelijkse rapportages van het management over het verloop van het ziekteverzuim en de oorzaken hiervan.
* Stel het ziekteverzuim geregeld in de directievergadering aan de orde.
* Bespreek het verzuim(-beleid) geregeld met de OR.
* Maak voor iedere 'lang-verzuimer' een re-integratieplan.

Om het verzuimbeleid uit te voeren zijn de volgende personeelsinstrumenten van belang:
* Eenduidige berekening van het ziekteverzuim in alle onderdelen van de organisatie.
* Een goed werkende verzuim registratietool.
* Een duidelijke procedure voor ziek- en herstelmelding.
* Voer geregeld verzuimgesprekken met medewerkers.
* Zorg voor medische controle en begeleiding.
* Denk ook aan sociale begeleiding en coaching.

Solleveld Consultants kan u hier behulpzaam bij zijn:
* Wij kunnen voor u geld besparen. Verlaging van het verzuimpercentage scheelt u al gauw 10% tot 15% aan directe en indirecte kosten.
* Wij kijken naar u huidige afdekking op het gebied van verzuim, zoals verzuimverzekering, Excedentverzekering, uittreding publieke bestel enzovoort en regelen eventuele aanpassingen die noodzakelijk zijn.
* Aandacht voor het in- en uitlooprisico en premiestelling van de verzuimverzekering(en).
* Welke afdekking heeft u op het gebied van Wegam, ongevallen, werknemersschadeverzekering en (collectieve) arbeidsongeschiktheidsverzekering. Aandacht voor Netto loonschade verhaal.
* Hulp bij het opstellen van RI&E, BHV, preventiemedewerker, ongevallenregister, ondernemingsraad, personeelsvereniging, huisreglement conform eventueel van toepassing zijnde CAO.
* Uit onderhandelen met verzekeraar, zodat deze gaat mee participeren in de kosten voor: rugtraining, MRI scan, burnout behandeling en dergelijke. Door gebruik te maken van een speciale burnout poli is het mogelijk om de werknemer binnen 3 maanden terug te krijgen op de werkplek in plaats van de gebruikelijke 6 tot 9 maanden.
* Aandacht voor 1e en 2e spoor in combinatie met bedrijfsarts en arbeidsdeskundige.
* Zaken oppakken die door Arbo of de onderneming te lang zijn blijven liggen.